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公益组织亟待迈入信息化新阶段

2019-05-24 10:02:32  来源:深德咨询  点击数量:1370
“信息化”,一般是指组织通过现代化的信息技术来支撑组织管理,以提高运营效率,降低风险和成本,从而提高组织管理水平和可持续性的过程。
 
 
 
商业企业作为以盈利为目的的组织,一直是信息化的先锋,引领信息化的潮流和趋势。反观非营利部门,似乎因为缺少了天然动力,以及组织规模普遍偏小、对成本控制和绩效管理不够重视等原因,整体信息化的进展非常缓慢。
 
 
 
那么,公益组织需要信息化吗?商业部门的发展经验对公益组织有何借鉴?今天我们就来谈一谈这个话题。
 
 
 
商业领域的信息化发展历程
 
 
 
一般而言,商业领域的信息化主要经历了以下三个阶段。
 
 
 
 
 
 
第一阶段:业务活动自动化
 
 
 
20世纪80、90年代,企业管理基本实现众多实用功能和基础模块的信息化,包括电子化办公,对人、事、文档、会议的信息化管理,以及通过信息化软件实现跨部门、跨地域协同等。但此时的信息化缺少整体规划,各系统之间缺乏整合。
 
 
 
第二阶段:应用系统整合
 
 
 
从90年代末开始,各种企业管理系统开始大规模使用,包括OA(办公自动化系统)、ERP(企业资源管理)、CRM(客户关系管理)、PDM(产品数据管理系统)、MES(制造执行系统)等,为企业的业务扩张奠定了良好的基础,也产生了大量业务基础数据。但是,此时的数据是割裂、杂乱的,其价值还没有真正发挥。
 
 
 
 
 

 

第三阶段:业务智能
 

 

在各种企业管理系统产生大量业务数据的基础上,建设数据仓库(data warehouse)有效满足了企业对通过数据支持管理决策的要求。数据仓库把决策支持型数据单独分离出来进行处理和存储,以服务于数据分析和管理决策的目的,推动业务增长和创新。而且,此时的数据已经不局限于企业内部的数据,而是涵盖影响企业业务的各种海量数据,“大数据”时代正式到来。

 

 

公益组织信息化的重要性
 

 

相较于商业领域大步向前的信息化发展进程,大部分公益组织仍处于基础信息化阶段,也就是简单的业务活动的自动化,少数公益组织已经开始使用OA、CRM等系统,而我们几乎没有看到公益组织在积极地进行业务相关的数据分析。

 

 

 
 
 
为什么公益组织需要在信息化建设上更进一步?
 
 
 
加强内部合规性建设、推动信息公开透明、业务流程可追溯,是公益组织公信力建设的必要条件,也是公益组织信息化建设的出发点。公信力是公益组织的生命线。公信力直接关系到公益组织的社会信誉和社会资源动员能力。国家法律和政策(《慈善法》、《慈善组织信息公开办法》)要求公益组织对项目实施信息进行定期公开。而且,随着公众越来越理性地参与公益,将对信息公开的时效性与完整性(如资金去向、项目有效性)提出更高的要求。如何更加高效地收集、处理这些信息,将是公益组织不可回避的问题。
 
 
 
公益组织信息化的先行者
 
 
 
有以下特征的公益组织更适合前进到信息化的新阶段:业务流程标准化程度比较高(例如,拥有一套标准的项目申请和管理流程),在人员和项目管理上有负担(例如,需要管理不同执行机构的项目进度和大量的捐赠人等),对业务数据标准化管理有需求(例如,需要标准化的项目绩效数据等)。
 
 
 
就此,我们重点识别了两种类型的公益组织,信息化对它们而言起着四两拨千斤的作用。
 
 
 
1. 大型基金会
 
 
 
因其资助对象或执行网络的庞杂,大型基金会运作过程中,需要收集、分析和总结的活动、项目数据量也非常大,而目前大部分是依赖人工处理,极大地影响了组织效率。部分为其他公益组织提供公募资质的基金会,还承担着代替实际募捐的公益组织向社会进行信息公开的责任,尤其需要通过信息化建设规避可能的风险。
 
 
 
 
 
 
 
以上海真爱梦想公益基金会的 “梦想盒子”为例。梦想盒子是真爱梦想打造的开放线上教育者社交网络平台,涵盖全国“梦想中心”及“梦想教师”的信息,该平台为梦想中心实现了统一的线上数据收集、管理、汇报,为员工绩效考核打下良好数据基础,也可以向捐赠方展示可视化的项目成果,在透明度上获得各方认可。
 
 
 
2. 规模化较好的公益组织
 
 
 
公益规模化即公益产品和服务的规模化。如果一个公益组织的产品和服务在另一个地方得到复制,信息化系统可以保障组织的运行模式、流程标准同样得到复制。信息化还可以帮助公益组织更好地掌握规模化进展和质量,避免规模化质量参差不齐、缺少实证数据支撑等问题。此外,通过不断收集业务数据,公益组织也可以像商业企业那样,基于数据进行产品迭代、模式优化、绩效管理等。
 
 
 
以慧灵智障人士服务机构的内部管理系统为例,该系统从财务、人才、规模和服务等模块入手,提高组织管理效能,重点关注服务扩张、服务质量把控和组织运营损益情况等。
 
 
 
诚然,将信息化的手段大规模运用于公益行业还有很长的路要走,不仅需要专业的技术人员和一定的成本投入,更需要管理者观念的转变,以及政府、企业和社会的参与。未来,深德将结合自身在商业领域信息化的经验,助推公益行业的有远见者率先开启信息化的变革之门。
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